Личный помощник руководителя

Тел.: (495) 987–45–64

E-mail: info@profistaff.ru

Пол: Женский

Место жительства: г. Москва

Группа компаний (Крупный нефтегазохимический холдинг)

Должность: Личный Ассистент Генерального директора

Обязанности:

Административная поддержка топ-менеджера (уровень руководитель функции);

Планирование рабочего дня руководителя;

Выполнение поручений руководителя;

Деловая переписка и электронный документооборот;

Поиск, обработка, анализ -информации по различным темам, связанным с бизнесом подразделения;

Подготовка и организация встреч и командировок (бронирование гостиниц, визы, билеты).

Международная торговая компания, г. Москва

Должность: Бизнес Ассистент Генерального Директора

Обязанности:

Обеспечение структурированного рабочего дня директора: ведение календаря, организация встреч, поездок, составление расписания, подготовка к подписанию необходимых документов;

Забота о комфорте рабочего места руководителя: обеспечение чистоты, тишины, уюта, нормального функционирования оргтехники;

Работа с документооборотом директора: письмами, мейлами, входящими на подпись документами (проверка корректности поступающей информации);

Проведение первичных переговоров, обработка и передача запросов от линейных руководителей;

Забота о психологическом комфорте руководителя: составление удобного графика, напоминание о важных мероприятиях, встречах, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для директора формате;

Организация переговоров, совещаний, тим-билдингов и т.д.;

Прием звонков и корреспонденции;

Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.

Контроль над исполнением поручений гендиректора.

Предоставление бумаг на подпись руководителю.

Прием посетителей гендиректора.

Организация командировок (составление программы, маршрута, заказ билетов, трансферов, vip залов, fast track, бронирование отелей, переговорных, визовая поддержка и т.д);

Участие в совещаниях и деловых встречах.

Организация презентаций.

Подготовка отчетов (авансовых, аналитических).

Исполнение личных поручений.

Организация корпоративных мероприятий (тим-билдинги, kids day).

Участие в отдельных проектах по распоряжению руководителя.

Институт науки и технологий, Москва

Должность: Личный помощник руководителя

Обязанности:

Работа с документами:

- составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;

- при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных руководителем, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;

- работа с почтой: сортировка почты руководителя по степени важности и срочности, переадресация писем, ответы по необходимости на письма.

Составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания руководителя в режиме time-changing;

-фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;

-оптимальная организация рабочего дня руководителя;

Подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;

ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;

Организация командировок.

Организация и контроль прямых подчиненных руководителя (в т.ч. и первых лиц компании), коммуникация с руководителями подразделений и контроль выполнения задач;

Курирование отдельных бизнес-проектов;

Участие во встречах на деловых мероприятиях, выражать позицию руководителя и отвечать на вопросы;

Постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;

Оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;

Жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.

Управление информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого - переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);

Решение любых вопросов за минимально короткое время - и всегда с положительным результатом;

Поздравление клиентов компании, поддержание дружественных связей с ними.

Организация деловых и личных поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);

Организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;

Контроль подрядчиков и служб в других странах:

-тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.

Перевод на деловых встречах:

- письменный перевод документов;

- ведение деловой переписки на иностранном языке;

Управление личными делами руководителя (личное сопровождение): решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя:

-выполнение личных поручений руководителя;

командировки (сопровождение руководителя во время встреч и поездок).

Международная фармацевтическая компания, г. Москва

Должность: Ассистент Генерального Директора

Обязанности:

Административная поддержка руководителя;

Планирование рабочего дня руководителя, координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей;

Информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации; подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов и т.п.;

Ведение деловой переписки руководителя;

Подготовка заседаний, советов, совещаний, проводимых руководителем, формализация итогов проведения деловых встреч/переговоров;

Участие в переговорах, деловых встречах, приемах; сопровождение руководителя на встречах.

Организация и обеспечение деловых поездок и встреч (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, номеров отелей, трансфер; визовое сопровождение; Регистрация участия в конференциях и семинарах; организация досуга);

Осуществление взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя; получение в органах государственной власти и управления документов и информации по поручению руководителя;

Устные и письменные переводы, языковое сопровождение деловых переговоров и встреч;

Организация презентаций и протокольных мероприятий, представительская деятельность;

Подготовка отчетности о расходах;

Выполнение личных поручений руководителя.