Руководитель АХО/ Управляющий офисом/Административный директор (АХО)

Тел.: (495) 987–45–64

E-mail: info@profistaff.ru

Пол: Женский

Семейное положение: замужем, есть дети

Место жительства: г. Москва

ПАО, Автомобильный бизнес, г. Москва

Должность: Административный директор

Обязанности:

• Организация и контроль деятельности административного подразделения (17 чел).

• Организация и управление материально-техническим и хозяйственным обеспечением офиса (с количеством сотрудников 280 + чел): тендеры, закупочная деятельность.

• Ведение работы с поставщиками: проведение переговоров, разработка и заключение договоров, контроль выполнения обязательств, пересмотр заключенных договоров с контрагентами/подрядчиками с целью снижения цен и улучшения условий.

• Обеспечение документационного сопровождения и администрирование текущей работы с поставщиками (40+ контрагентов ежемесячно). Контроль и обеспечение взаиморасчетов.

• Разработка и осуществление мер по оптимизации административно-хозяйственных затрат.

• Учет и инвентаризация имущества: ведение учета мат. ценностей, контроль за перемещением ТМЦ, списание, продажа.

• Бюджетирование административно-хозяйственной деятельности и контроль соблюдения расходов в рамках утвержденных бюджетов, анализ план-факт.

• Разработка/корректировка нормативных документов, регламентирующих деятельность компании, в пределах своих компетенций (регламенты, положения, инструкции, приказы).

• Управление офисным пространством площадью от 930 до 2 097,4 м2 в бизнес центре класса «В» и площадью более 2 500 м2 в бизнес центре класса «А»: контроль за надлежащим состоянием помещений (включая работу сотрудников клининговой компании), обеспечение эффективного и рационального использования помещений офиса, организация офисного пространства для комфортного размещения сотрудников, планирование и обустройство рабочих мест, организация и проведение переездов «под ключ».

• Организация эффективной работы с арендодателями по вопросам аренды помещений. • Обеспечение комплексного инженерно-технического содержания офиса в бизнес центре класса «В» и «А»: контроль за надлежащим состоянием систем жизнеобеспечения (вентиляция, кондиционирование, водоснабжение, водоотведение, электроснабжение, теплоснабжение и пр.), проведение ТО.

• Планирование, организация и контроль за проведением реконструкций, ремонта помещений, инженерных сетей и коммуникаций.

• Организация и управление корпоративным автопарком (до 16 автомобилей). • Организация и обеспечение тревел поддержки сотрудников и руководства. • Обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью.

• Организация обеспечения ИТ поддержки.

• Организация и обеспечение делопроизводства компании: бумажный и электронный документооборот, организация и сопровождение архивного хранения документов, в т.ч. вне офисного хранения.

• Организация и координация работы сервисных функций: call центр, корпоративное такси, курьерские службы.

• Организация и обеспечение мер пожарной безопасности помещений, находящихся в оперативном управлении.

• Внешнее представительство компании (внешние коммуникации на различных уровнях).

• Управление частными объектами генерального директора (5 объектов).

• Организация, управление и обеспечение строительства и ремонтных работ на частных объектах.

• Оказание всесторонней поддержки в различных вопросах ГД и членов семьи (обучение, медобеспечение и т.п).

• Организация частных поездок ГД и всех членов семьи (оформление виз, подбор и бронирование гостиниц, авиабилетов, яхт, организация чартерных перелетов, проработка маршрутов и т.п.).

Достижения: 

• Снизила административно-хозяйственные расходы на 10 - 44% за счет пересмотра условий текущих договоров и расширения пула или смены поставщиков.

• Снизила расходы на ИТ-поддержку (до 50%). • Значительно снизила ставки аренды офиса (снижение составило 35%).

• Обеспечила эффективное использования помещений офиса, оптимизацию расходов по аренде – было заключено 7 договоров субаренды с осуществлением последующего сопровождения, что позволило компенсировать часть расходов по аренде.

• Успешно реализовала 3 проекта по переезду в другой офис (наиболее крупный – переезд 2500 м2 и 300 сотрудников) и 10+ локальных внутриофисных.

• Реализовала крупный проект - новый офис. Под личным руководством и при полноценном участии было организовано:

• выход из текущего договора аренды с минимально возможными затратами • поиск и подбор нового офисного помещения ( 2 097,4 м2);

• проработка и заключение договора аренды на выгодных условиях;

• организация, управление и контроль за ремонтом помещения;

• разработан самостоятельно дизайн для части помещений. Реализованный проект принимал участие в ежегодном национальном конкурсе в области дизайна бизнес-пространств и общественных интерьеров.

• Разработала и обеспечила введение в действие новой системы мотивации для 6 категорий сотрудников административной дирекции с определением критериев и показателей оценки работы. Разработанная система мотивировала сотрудников на добросовестное и качественное исполнение своих обязанностей, и в тоже время, предоставляла возможность работодателю осуществлять оплату труда в соответствии с качеством работы сотрудника, не переплачивая при недобросовестной работе.

• Разработаны регламенты по командировкам, «О предоставлении и использовании корпоративной сотовой связи», «О порядке предоставления и использования служебного автотранспорта», 4 должностные инструкции.

• Разработала и внедрила совместно с ИТ-специалистами автоматизированный процесс управления командировками на базе 1С, что позволило снизить временные затраты сотрудников по подготовке командировки и отчетности по ней, а также оптимизировать документооборот.

• Реализовала проект по организации корпоративного автопарка и его дальнейшее эффективное сопровождение (лизинг, техобслуживание, ремонт, страхование, администрирование штрафов и пр.).

• Успешно проводила переговоры с крупными поставщиками и заключала договора на выгодных условиях.

• Проведен в кратчайшие сроки капитальный ремонт на частном объекте.

• Построена частная часовня  (под ключ: от получения земельного участка , разработки проекта, строительство, включая внутреннее убранство, до сдачи в эксплуатацию и юридически оформленной передачи в РПЦ).

МФ ОАО, Автомобильный бизнес, г. Москва

Должность: Помощник генерального директора

Обязанности:

• Административная и информационная поддержка руководителя (сбор материалов, подготовка оперативной информации по поручениям руководителя).

 • Планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя.

• Организация внешних/внутренних встреч и мероприятий с участием руководителя.

• Организация и подготовка совещаний.

• Ведение протоколов совещаний.

• Доведение до сведения сотрудников указаний, распоряжений, поручений руководителя. • Контроль исполнения поручений руководителя.

• Организация исходящих и входящих звонков (прием и распределение телефонных звонков). • Организация и ведение делопроизводства (бумажный и электронный документооборот) и архивного дела приемной руководителя.

• Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

• Осуществление контроля функционирования и обеспечения единого порядка организации делопроизводства и процедур документационного обеспечения управления.

• Организация деловых и личных поездок руководителя (оформление виз, загранпаспортов, оформление командировок, бронирование билетов, гостиниц и ресторанов, аренда вилл, яхт, автомобилей; заказ частных самолетов, трансферов, ВИП-залов, разработка программы пребывания).

• Организация материально-технического и хозяйственного обеспечения руководителя (оргтехника, канцелярские принадлежности, мебель, оборудование и т.п.), обеспечение надлежащего состояния приемной, переговорных комнат.

• Управление частными объектами генерального директора (недвижимыми и движимыми).

• Оказание всесторонней поддержки в различных вопросах руководителя и членов семьи (в т.ч образование, мед. услуги, взаимодействие с банками и др.).

 • Координация работы водителей, обслуживающего персонала.

• Решение нестандартных задач и выполнение личных поручений руководителя.

Достижения:

• Организовала делопроизводство компании «с нуля».

• Организовала и внедрила процессы по обеспечению эффективной работы аппарата генерального директора.

• Разработан и внедрен стандарт с унифицированными шаблонами документов, соответствующих действующему ГОСТу.

• Разработала и организовала более 100 сложных маршрутов поездок по стране и за границу для руководства.

• Систематизировала работу по управлению и обслуживанию частных объектов, в т.ч. выстроила контроль за содержанием и расходами.

• Награждена почетной грамотой с присвоением звания «Заслуженный сотрудник».

ЗАО, Металлургический холдинг, г. Москва

Должность: Помощник 1-го заместителя генерального директора

Обязанности:

• Организация и планирование рабочего дня руководителя;

• Организация встреч и совещаний;

• Ведение делопроизводства приемной;

• Прием и распределение телефонных звонков;

• Прием посетителей;

• Контроль исполнения приказов, распоряжений, поручений в установленные сроки;

• Организация деловых поездок (бронирование гостиниц, заказ билетов, трансферы, информационная поддержка, визовая поддержка);

• Оказание всесторонней поддержки в различных вопросах руководителя и членов семьи.

Английский - Базовый разговорный.

Уверенный пользователь ПК.