Помощник руководителя/Офис-менеджер

Тел.: (495) 987–45–64

E-mail: info@profistaff.ru

Пол: Женский

Место жительства: г. Москва

Архитектурное бюро, Россия

Должность: Офис-менеджер/Помощник руководителя

Обязанности:

Закупка, учет, хранение товаров, необходимых для жизнедеятельности офиса, их инвентаризация и организация выдачи работникам.

Контроль исправности всей техники офиса: мониторинг состояния, организация ремонта, закупок.

Контроль наличия необходимого количества и состава актуального лицензированного программного обеспечения офиса, организация и сопровождение закупок.

Оформление платежных документов, контроль оплаты, сверки с контрагентами.

Ведение документооборота: оформление, регистрация, а также хранение документов (договоры, технические задания, коммерческие предложения, акты, счета, письма, инструкции и пр.).

Проведение деловых переговоров и ведение деловой корреспонденции.

Встреча и прием гостей и клиентов бюро.

Подготовка и организация собраний, совещаний, деловых встреч, корпоративных мероприятий (офлайн, онлайн).

Ведение графика руководителя, организация встреч.

Решение организационных вопросов, связанных с командировками (оформление и покупка авиабилетов, подбор гостиниц и оформление брони, трансфер).

Ведение базы контактов руководителя.

Административная поддержка ежедневных потребностей руководителя и его семьи, решение бытовых вопросов (химчистка, ремонт, подбор и закупка продуктов и товаров).

Административная помощь в решении задач, связанных с личной городской и загородной недвижимостью (контроль и проведение коммунальных платежей, контроль состояния, организация мелкого ремонта).

Организация прохождения медицинских обследований для руководителя и членов его семьи (запись к врачу, контроль посещений, закупка медикаментов, организация всех связанных с этих мероприятий).

Мониторинг информации об актуальных мероприятиях и образовательных программах, значимых для участия руководителя и сотрудников компании.

Организация участия в них.

Координация и контроль работы проектной команды от 2 до 15 человек (составление графика работ, протоколов совещаний, контроль поступления и исполнения задач, контроль сроков их выполнения, передача информации, ведение отчетности для руководителя).

Подбор потенциальных исполнителей и субподрядчиков по различным проектным и организационным задачам, проведение предварительных переговоров, анализ коммерческих предложений.

Оперативное решение нестандартных задач.

Уверенный пользователь ПК;

Полный пакет MS Office;

1С: Предприятие.