Бизнес/Личный ассистент, руководитель Административного отдела

Тел.: (495) 987–45–64

E-mail: info@profistaff.ru

Пол: Женский

Место жительства: г. Москва

OOO, Маркетинг, лояльность для ритейлеров, г. Москва

Должность: Бизнес ассистент генерального директора, административный менеджер

Обязанности:

Ассистирование генеральному директору по всем административным вопросам.

Контроль поступающих сообщений и корреспонденции, полное планирование рабочего дня руководителя (встречи, мероприятия, командировки, личные встречи), подготовка документов.

- Подготовка и оформление презентаций, сбор, анализ и структурирование информации для отчета ГД перед групповым руководством Компании.

- Контроль исполнения поручений и распоряжений ГД прямыми подчиненными и всеми отделами Компании.

- Отчетность перед ГД по рабочей активности, отпускам и командировкам прямых подчиненных.

- Организация, подготовка и координация встреч, совещаний, техническое оснащение онлайн встреч.

- Составление писем, запросов и прочих документов по запросу и от имени руководителя.

- Организация и координация деловых и личных поездок руководителя и членов семьи.

- Финансовые отчеты по командировочным и представительским расходам.

- Контроль правильности оформления и полноты согласования документов, передаваемых на подпись руководителю.

- Прочие распоряжения руководителя.

- Полноправный участник Management Team в качестве Административного менеджера.

Административный менеджер

- Полное управление офисным помещением, техническое оснащение, своевременное тех обслуживание, решение срочных чрезвычайных ситуаций.

- Организация и оформление командировок, деловых поездок, оформление виз, билетов, гостиниц, трансфера.

- Контроль расходов, поиск путей оптимизации административных расходов, выбор новых поставщиков.

- Обеспечение сотрудников корпоративными мобильными телефонами, корпоративной мобильной связью. Решение вопросов с предоставлением роуминга.

- Заказ продукции для внутреннего использования (вода, чай/кофе, канцтовары, бытовой и хоз инвентарь и пр.), поиск и выбор поставщиков, тендерные переговоры.

- Информирование сотрудников об основных событиях, нововведениях, рассылка новостей, политик, поздравлений. Администрирование корпоративного чата Компании, чата Management Team и чата прямых подчиненных руководителя.

- Техническое оснащение онлайн встреч, администрирование и координация встреч руководителя с прямыми подчиненными и MT, еженедельных встреч всех сотрудников Компании, представление позиции руководителя на таких совещаниях и встречах.

- Протоколирование всех встреч, рассылка протоколов, контроль исполнения принятых решений.

- Ведение ежемесячной отчётности с составлением развернутых комментариев по деятельности Команды менеджеров по продажам.

- Полная организация удаленной работы сотрудников.

- Подготовка и организация корпоративных мероприятий «с нуля».

- Руководство и контроль деятельности Офис менеджера и клининг леди.

- Отправка корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами.

- Учет командировок и отпусков сотрудников, офисная рассылка.

- Перевод текстов.

- Самостоятельный проект.

– Поиск помещения для нового офиса, переговорный процесс и оформление документации, тендерный процесс по выбору поставщиков, подрядчиков и пр. Полностью самостоятельное ведение процессов: дизайн проект, оформление разрешительной, рабочей и исполнительной документации, ремонтные работы, обустройство офиса и рабочих мест, переезд, решение всех открытых вопросов, в т.ч финансовых.

ООО, Производство и продажа промышленных клеев и герметика, г. Москва

Должность: Ассистент руководителя Бизнеса (в т.ч. экспаты), руководитель административной группы

Обязанности:

- Планирование рабочего дня руководителя, координация его работы и пребывания в РФ и заграницей, полное ведение календаря.

- Взаимодействие с руководителями структурных подразделений, контроль исполнения и выполнение поручений руководителя.

- Устные и письменные переводы с/на англ.яз.

- Организация пребывания в стране для руководителя и членов его семьи.

- Фильтрация встреч, телефонных звонков, отслеживание важных сообщений в электронной почте.

- Ведение деловой переписки, телефонных переговоров (в т.ч. на англ.яз).

- Систематизация всех дел, вопросов и подготовка отчетов руководителю, поддержка в составлении презентаций, подготовка документов и писем от имени руководителя.

- Организация встреч и переговоров руководителя, совещаний, ведение и оформление протоколов - Заказ билетов, бронирование гостиниц, координация личных и деловых поездок руководителя.

- Ведение документооборота, полная административная поддержка руководителя - Работа с конфиденциальной информацией.

- Самостоятельные проекты; участие в корпоративных проектах.

- Руководство секретарями отделов (2-3 чел.), водителями (1-2 чел.), курьером: консолидация административных запросов от отделов и их дальнейшее распределение между членами Адм группы, координация и контроль сотрудников Адм группы.

ОАО, Производство/продажа алюминия, г. Москва

Должность: Секретарь-переводчик Первого Вице-президента компании (экспат)

Обязанности:

- Планирование рабочего дня руководителя.

- Переводы с/на англ.яз. (в основном письменные).

- Ведение деловой переписки, телефонных переговоров (в т.ч. на англ.яз).

- Организация встреч и переговоров руководителя, совещаний, ведение и оформление протоколов.

- Заказ билетов, бронирование гостиниц, координация личных и деловых поездок руководителя.

- Ведение документооборота, полная административная поддержка руководителя.

- Контроль исполнения документов и поручений руководителя.

- Работа с конфиденциальной информацией.

ЗАО, Электротехническая продукция, г. Москва

Должность: Секретарь / Инспектор по кадрам

Обязанности:

Инспектор по кадрам - Кадровое делопроизводство в полном объеме (личные дела, карточки Т-2, приказы, приемы, увольнения, переводы, перемещения, отпуска, оформление трудовых, консультирование сотрудников по кадровым вопросам и пр.) - Ведение штатного расписания - Ведение кадровых баз данных в 1С.

- Поиск и подбор кадров Секретарь.

- Прием и распределение входящих звонков, общение с клиентами по телефону.

- Встреча клиентов в офисе.

- Делопроизводство.

- Помощь в ведении деловой переписки на английском языке.

- Координация работы офиса, обеспечение нужд офиса.

- Работа с оргтехникой.