Бизнес/Личный ассистент, руководитель Административного отдела

ID 0802053
Должность Бизнес/Личный ассистент, руководитель Административного отдела
Опыт работы более 15 лет
Зарплата 180.000 руб.
Менеджер

Тел.: (495) 987–45–64

E-mail: info@profistaff.ru

Дополнительная информация

Пол: Женский

Семейное положение: замужем, есть дети

Место жительства: г. Москва

Связаться с соискателем
Образование:
Учебное заведение: Московский Экономико-лингвистический институт
Факультет: Иностранных языков (лингвистика и межкультурная коммуникация)
Специальность: Перевод и переводоведение
Учебное заведение: Коми государственный педагогический институт, Сыктывкар
Факультет: Иностранных языков (английский, немецкий)
Специальность: Преподаватель иностранных языков
Опыт работы:
04.2017 - Н/В

OOO, Маркетинг, лояльность для ритейлеров, г. Москва


Должность: Бизнес ассистент генерального директора, административный менеджер


Обязанности:

Ассистирование генеральному директору по всем административным вопросам.

Контроль поступающих сообщений и корреспонденции, полное планирование рабочего дня руководителя (встречи, мероприятия, командировки, личные встречи), подготовка документов.

- Подготовка и оформление презентаций, сбор, анализ и структурирование информации для отчета ГД перед групповым руководством Компании.

- Контроль исполнения поручений и распоряжений ГД прямыми подчиненными и всеми отделами Компании.

- Отчетность перед ГД по рабочей активности, отпускам и командировкам прямых подчиненных.

- Организация, подготовка и координация встреч, совещаний, техническое оснащение онлайн встреч.

- Составление писем, запросов и прочих документов по запросу и от имени руководителя.

- Организация и координация деловых и личных поездок руководителя и членов семьи.

- Финансовые отчеты по командировочным и представительским расходам.

- Контроль правильности оформления и полноты согласования документов, передаваемых на подпись руководителю.

- Прочие распоряжения руководителя.

- Полноправный участник Management Team в качестве Административного менеджера.

 

Административный менеджер

- Полное управление офисным помещением, техническое оснащение, своевременное тех обслуживание, решение срочных чрезвычайных ситуаций.

- Организация и оформление командировок, деловых поездок, оформление виз, билетов, гостиниц, трансфера.

- Контроль расходов, поиск путей оптимизации административных расходов, выбор новых поставщиков.

- Обеспечение сотрудников корпоративными мобильными телефонами, корпоративной мобильной связью. Решение вопросов с предоставлением роуминга.

- Заказ продукции для внутреннего использования (вода, чай/кофе, канцтовары, бытовой и хоз инвентарь и пр.), поиск и выбор поставщиков, тендерные переговоры.

- Информирование сотрудников об основных событиях, нововведениях, рассылка новостей, политик, поздравлений. Администрирование корпоративного чата Компании, чата Management Team и чата прямых подчиненных руководителя.

- Техническое оснащение онлайн встреч, администрирование и координация встреч руководителя с прямыми подчиненными и MT, еженедельных встреч всех сотрудников Компании, представление позиции руководителя на таких совещаниях и встречах.

- Протоколирование всех встреч, рассылка протоколов, контроль исполнения принятых решений.

- Ведение ежемесячной отчётности с составлением развернутых комментариев по деятельности Команды менеджеров по продажам.

- Полная организация удаленной работы сотрудников.

- Подготовка и организация корпоративных мероприятий «с нуля».

- Руководство и контроль деятельности Офис менеджера и клининг леди.

- Отправка корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами.

- Учет командировок и отпусков сотрудников, офисная рассылка.

- Перевод текстов.

- Самостоятельный проект.

– Поиск помещения для нового офиса, переговорный процесс и оформление документации, тендерный процесс по выбору поставщиков, подрядчиков и пр. Полностью самостоятельное ведение процессов: дизайн проект, оформление разрешительной, рабочей и исполнительной документации, ремонтные работы, обустройство офиса и рабочих мест, переезд, решение всех открытых вопросов, в т.ч финансовых.


05.2007 - 04.2017

ООО, Производство и продажа промышленных клеев и герметика, г. Москва


Должность: Ассистент руководителя Бизнеса (в т.ч. экспаты), руководитель административной группы


Обязанности:

- Планирование рабочего дня руководителя, координация его работы и пребывания в РФ и заграницей, полное ведение календаря.

- Взаимодействие с руководителями структурных подразделений, контроль исполнения и выполнение поручений руководителя.

- Устные и письменные переводы с/на англ.яз.

- Организация пребывания в стране для руководителя и членов его семьи.

- Фильтрация встреч, телефонных звонков, отслеживание важных сообщений в электронной почте.

- Ведение деловой переписки, телефонных переговоров (в т.ч. на англ.яз).

- Систематизация всех дел, вопросов и подготовка отчетов руководителю, поддержка в составлении презентаций, подготовка документов и писем от имени руководителя.

- Организация встреч и переговоров руководителя, совещаний, ведение и оформление протоколов - Заказ билетов, бронирование гостиниц, координация личных и деловых поездок руководителя.

- Ведение документооборота, полная административная поддержка руководителя - Работа с конфиденциальной информацией.

- Самостоятельные проекты; участие в корпоративных проектах.

- Руководство секретарями отделов (2-3 чел.), водителями (1-2 чел.), курьером: консолидация административных запросов от отделов и их дальнейшее распределение между членами Адм группы, координация и контроль сотрудников Адм группы.


10.2003 - 04.2007

ОАО, Производство/продажа алюминия, г. Москва


Должность: Секретарь-переводчик Первого Вице-президента компании (экспат)


Обязанности:

- Планирование рабочего дня руководителя.

- Переводы с/на англ.яз. (в основном письменные).

- Ведение деловой переписки, телефонных переговоров (в т.ч. на англ.яз).

- Организация встреч и переговоров руководителя, совещаний, ведение и оформление протоколов.

- Заказ билетов, бронирование гостиниц, координация личных и деловых поездок руководителя.

- Ведение документооборота, полная административная поддержка руководителя.

- Контроль исполнения документов и поручений руководителя.

- Работа с конфиденциальной информацией.


08.2001 - 09.2003

ЗАО, Электротехническая продукция, г. Москва


Должность: Секретарь / Инспектор по кадрам


Обязанности:

Инспектор по кадрам - Кадровое делопроизводство в полном объеме (личные дела, карточки Т-2, приказы, приемы, увольнения, переводы, перемещения, отпуска, оформление трудовых, консультирование сотрудников по кадровым вопросам и пр.) - Ведение штатного расписания - Ведение кадровых баз данных в 1С.

- Поиск и подбор кадров Секретарь.

- Прием и распределение входящих звонков, общение с клиентами по телефону.

- Встреча клиентов в офисе.

- Делопроизводство.

- Помощь в ведении деловой переписки на английском языке.

- Координация работы офиса, обеспечение нужд офиса.

- Работа с оргтехникой.



Опыт работы
c 2017-04-00 по 0000-00-00  OOO, Маркетинг, лояльность для ритейлеров, г. Москва
Должность Бизнес ассистент генерального директора, административный менеджер
Обязанности <p style="text-align: justify;">Ассистирование генеральному директору по всем административным вопросам.</p> <p style="text-align: justify;">Контроль поступающих сообщений и корреспонденции, полное планирование рабочего дня руководителя (встречи, мероприятия, командировки, личные встречи), подготовка документов.</p> <p style="text-align: justify;">- Подготовка и оформление презентаций, сбор, анализ и структурирование информации для отчета ГД перед групповым руководством Компании.</p> <p style="text-align: justify;">- Контроль исполнения поручений и распоряжений ГД прямыми подчиненными и всеми отделами Компании.</p> <p style="text-align: justify;">- Отчетность перед ГД по рабочей активности, отпускам и командировкам прямых подчиненных.</p> <p style="text-align: justify;">- Организация, подготовка и координация встреч, совещаний, техническое оснащение онлайн встреч.</p> <p style="text-align: justify;">- Составление писем, запросов и прочих документов по запросу и от имени руководителя.</p> <p style="text-align: justify;">- Организация и координация деловых и личных поездок руководителя и членов семьи.</p> <p style="text-align: justify;">- Финансовые отчеты по командировочным и представительским расходам.</p> <p style="text-align: justify;">- Контроль правильности оформления и полноты согласования документов, передаваемых на подпись руководителю.</p> <p style="text-align: justify;">- Прочие распоряжения руководителя.</p> <p style="text-align: justify;">- Полноправный участник Management Team в качестве Административного менеджера.</p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"><strong> Административный менеджер</strong></p> <p style="text-align: justify;">- Полное управление офисным помещением, техническое оснащение, своевременное тех обслуживание, решение срочных чрезвычайных ситуаций.</p> <p style="text-align: justify;">- Организация и оформление командировок, деловых поездок, оформление виз, билетов, гостиниц, трансфера.</p> <p style="text-align: justify;">- Контроль расходов, поиск путей оптимизации административных расходов, выбор новых поставщиков.</p> <p style="text-align: justify;">- Обеспечение сотрудников корпоративными мобильными телефонами, корпоративной мобильной связью. Решение вопросов с предоставлением роуминга.</p> <p style="text-align: justify;">- Заказ продукции для внутреннего использования (вода, чай/кофе, канцтовары, бытовой и хоз инвентарь и пр.), поиск и выбор поставщиков, тендерные переговоры.</p> <p style="text-align: justify;">- Информирование сотрудников об основных событиях, нововведениях, рассылка новостей, политик, поздравлений. Администрирование корпоративного чата Компании, чата Management Team и чата прямых подчиненных руководителя.</p> <p style="text-align: justify;">- Техническое оснащение онлайн встреч, администрирование и координация встреч руководителя с прямыми подчиненными и MT, еженедельных встреч всех сотрудников Компании, представление позиции руководителя на таких совещаниях и встречах.</p> <p style="text-align: justify;">- Протоколирование всех встреч, рассылка протоколов, контроль исполнения принятых решений.</p> <p style="text-align: justify;">- Ведение ежемесячной отчётности с составлением развернутых комментариев по деятельности Команды менеджеров по продажам.</p> <p style="text-align: justify;">- Полная организация удаленной работы сотрудников.</p> <p style="text-align: justify;">- Подготовка и организация корпоративных мероприятий «с нуля».</p> <p style="text-align: justify;">- Руководство и контроль деятельности Офис менеджера и клининг леди.</p> <p style="text-align: justify;">- Отправка корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами.</p> <p style="text-align: justify;">- Учет командировок и отпусков сотрудников, офисная рассылка.</p> <p style="text-align: justify;">- Перевод текстов.</p> <p style="text-align: justify;">- Самостоятельный проект.</p> <p style="text-align: justify;">– Поиск помещения для нового офиса, переговорный процесс и оформление документации, тендерный процесс по выбору поставщиков, подрядчиков и пр. Полностью самостоятельное ведение процессов: дизайн проект, оформление разрешительной, рабочей и исполнительной документации, ремонтные работы, обустройство офиса и рабочих мест, переезд, решение всех открытых вопросов, в т.ч финансовых.</p>
Дополнительная информация
c 2007-05-00 по 2017-04-00  ООО, Производство и продажа промышленных клеев и герметика, г. Москва
Должность Ассистент руководителя Бизнеса (в т.ч. экспаты), руководитель административной группы
Обязанности <p style="text-align: justify;">- Планирование рабочего дня руководителя, координация его работы и пребывания в РФ и заграницей, полное ведение календаря.</p> <p style="text-align: justify;">- Взаимодействие с руководителями структурных подразделений, контроль исполнения и выполнение поручений руководителя.</p> <p style="text-align: justify;">- Устные и письменные переводы с/на англ.яз.</p> <p style="text-align: justify;">- Организация пребывания в стране для руководителя и членов его семьи.</p> <p style="text-align: justify;">- Фильтрация встреч, телефонных звонков, отслеживание важных сообщений в электронной почте.</p> <p style="text-align: justify;">- Ведение деловой переписки, телефонных переговоров (в т.ч. на англ.яз).</p> <p style="text-align: justify;">- Систематизация всех дел, вопросов и подготовка отчетов руководителю, поддержка в составлении презентаций, подготовка документов и писем от имени руководителя.</p> <p style="text-align: justify;">- Организация встреч и переговоров руководителя, совещаний, ведение и оформление протоколов - Заказ билетов, бронирование гостиниц, координация личных и деловых поездок руководителя.</p> <p style="text-align: justify;">- Ведение документооборота, полная административная поддержка руководителя - Работа с конфиденциальной информацией.</p> <p style="text-align: justify;">- Самостоятельные проекты; участие в корпоративных проектах.</p> <p style="text-align: justify;">- Руководство секретарями отделов (2-3 чел.), водителями (1-2 чел.), курьером: консолидация административных запросов от отделов и их дальнейшее распределение между членами Адм группы, координация и контроль сотрудников Адм группы.</p>
Дополнительная информация
c 2003-10-00 по 2007-04-00  ОАО, Производство/продажа алюминия, г. Москва
Должность Секретарь-переводчик Первого Вице-президента компании (экспат)
Обязанности <p style="text-align: justify;">- Планирование рабочего дня руководителя.</p> <p style="text-align: justify;">- Переводы с/на англ.яз. (в основном письменные).</p> <p style="text-align: justify;">- Ведение деловой переписки, телефонных переговоров (в т.ч. на англ.яз).</p> <p style="text-align: justify;">- Организация встреч и переговоров руководителя, совещаний, ведение и оформление протоколов.</p> <p style="text-align: justify;">- Заказ билетов, бронирование гостиниц, координация личных и деловых поездок руководителя.</p> <p style="text-align: justify;">- Ведение документооборота, полная административная поддержка руководителя.</p> <p style="text-align: justify;">- Контроль исполнения документов и поручений руководителя.</p> <p style="text-align: justify;">- Работа с конфиденциальной информацией.</p>
Дополнительная информация
c 2001-08-00 по 2003-09-00  ЗАО, Электротехническая продукция, г. Москва
Должность Секретарь / Инспектор по кадрам
Обязанности <p>Инспектор по кадрам - Кадровое делопроизводство в полном объеме (личные дела, карточки Т-2, приказы, приемы, увольнения, переводы, перемещения, отпуска, оформление трудовых, консультирование сотрудников по кадровым вопросам и пр.) - Ведение штатного расписания - Ведение кадровых баз данных в 1С.</p> <p>- Поиск и подбор кадров Секретарь.</p> <p>- Прием и распределение входящих звонков, общение с клиентами по телефону.</p> <p>- Встреча клиентов в офисе.</p> <p>- Делопроизводство.</p> <p>- Помощь в ведении деловой переписки на английском языке.</p> <p>- Координация работы офиса, обеспечение нужд офиса.</p> <p>- Работа с оргтехникой.</p>
Дополнительная информация
Знание языков:
АнглийскийСвободное владение
Ключевые навыки:

Администрирование и планирование рабочей активности руководителя, протоколирование, организация деловых встреч и мероприятий, обеспечение жизнедеятельности офиса, тревел-поддержка, работа в режиме многозадачности, тайм-менеджмент, деловой этикет, конфиденциальность, умение расставлять приоритеты.

 

Уверенный пользователь ПК. 

Связаться с соискателем
Компания *
Контактное лицо *
Телефон *
Email
Комментарий
ТЕГИ:
Личный ассистент
Другие резюме данного раздела:
Должность
Офис-менеджер
Помощник руководителя
Офис-менеджер
Офис-менеджер
Помощник руководителя
Помощник руководителя/Офис-менеджер