Офис-менеджер

Тел.: (495) 987–45–64

E-mail: info@profistaff.ru

Пол: Женский

Место жительства: г. Москва

Крупная IT-компания, г. Москва

Должность: Офис-менеджер

Обязанности:

1. Курирование доставок корреспонденции между офисами всей компании. Регистрация входящей/исходящей документации.
2. Координация и контроль работы сотрудников компании (2 секретаря, электрик, грузчик, разнорабочий и 3 уборщицы).
3. Контроль и координация повседневных услуг, поддержание дисциплины и качества работы.
4. Участие в организации периодических пожарных учений в соответствии с требованиями ПБ.
5. Участие в проведении инвентаризации имущества компании.
6. Организация перестановки мебели, организация новых рабочих мест в рамках офисного помещения.
7. Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, воды, продуктов питания, хозяйственных нужд, расходных материалов, мебели, обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования.
8. Взаимодействие с поставщиками административного отдела, отслеживание и продление сроков действия договоров. Поиск новых поставщиков, предоставляющих услуги и товары в сфере обеспечения жизнедеятельности офиса. Контроль и анализ цен поставщиков на закупаемые ТМЦ с обязательным проведением тендера при перезаключении договора (Написание ТЗ, обработка КП).
9. Ежемесячный анализ текущих затрат по всем статьям расходов. Оформление заявок на оплату счетов в 1С. Контроль за своевременной оплатой. Передача закрывающих документов в бухгалтерию.
10. Ведение корпоративной мобильной связи. Выдача, блокировка, переоформление корп. мобильной связи сотрудникам компании по всей компании в г. Москва. Контроль за расходами и лимитами сотрудников компании. Контроль за ответственными сотрудниками по корп. мобильной связи в регионах. Отправка и контроль за подписанием доп. соглашений по корп. связи с сотрудниками компании. Контроль тарифов и услуг у оператора мобильной связи.
11. Ведение учета транспондеров, выдача под командировки сотрудникам.
12. Ведение учета и выдача локеров сотрудникам.
13. Ведение списка по парковочным местам сотрудников.
14. Взаимодействие с арендодателем по текущим вопросам, оформление заявок на выдачу постоянных пропусков сотрудникам для а/м, заявки на пропуск а/м для заезда гостей компании на территорию БЦ.
15. Помощь в организации и проведения мероприятий в офисе, организация оформления офиса к праздникам.
16. Выполнение устных и письменных распоряжений непосредственного руководителя, связанные с деятельностью Административного отдела.

ООО, Компания, г. Москва

Должность: Ассистент менеджера по закупкам ВЭД

Обязанности:

1. Ведение учета размещенных заказов в таблицах Excel и Базе данных (Фрегат).
2. Внутренний учет грузооборота по полученным данным со склада. Подготовка справок по загрузкам, отправке – приходу груза.
3. Подготовка заявок на оплату и контроль расчетов с транспортными компаниями и поставщиками. Ведение реестра оплат, справки по годовому балансу с поставщиками товаров и услуг. Контроль за своевременными оплатами.
4. Оформление накладных прихода и перемещения грузов. Создание актов затрат и распределение их по товарам. Ввод ГТД (Фрегат). Оприходование товара.
5. Ведение документооборота отдела. Создание договоров с поставщиками по созданному шаблону компании. Ведение реестров и контроль наличия оригиналов в компании.
6. Выполнение экономических расчетов, справок, оформление документов, выполнение др. распоряжений руководства по направлению работы.
7. Взаимодействие с работниками транспортной компании. Контроль сроков доставки груза.
8. Подготовка документов для предоставления в таможню и взаимодействие с брокерами.

ООО, Компания, г. Москва

Должность: Ассистент отдела продаж

Обязанности:

1. Входящие/исходящие звонки потенциальным клиентам. Ведение закрепленных клиентов (проведение переговоров, сопровождение сделки).
2. Выставление счетов.
3. Подготовка‚ оформление и выписывание документов на отгрузку товара.
4. Комплектация пакетов документов необходимых для отгрузки.
5. Оформление договоров‚ приложений и дополнительных соглашений с новыми контрагентами по шаблонам компании.
6. Ведение реестра договоров с контрагентами.
7. Ведение реестра товарно-транспортных накладных (контроль отгрузки через транспортные компании).
8. Проверка правильности оформление возвратных документов (возврат брака).
9. Работа в базе 1С:Бухгалтерия 7.7, Базе 1С:Бухгалтерия 8.
10. Выполнение отдельных поручений руководства.
11. Аккуратность‚ ответственность‚
коммуникабельность‚ оперативность.

Работа с оргтехникой;

Пользователь ПК;

MS Office;

Работа с базами данных.