Ассистент руководителя

Тел.: (495) 987–45–64

E-mail: info@profistaff.ru

Пол: Женский

Место жительства: г. Москва

Металлургическая компания, Россия

Должность: Ассистент Председателя Совета директоров

Обязанности:

Полная административная поддержка Председателя Совета директоров (организация рабочего и личного графика руководителя (планирование календаря согласно требованиям);
Организация совещаний, собраний (в том числе в удаленном формате);
Взаимодействие с необходимыми структурами / руководителями (директорами, family office);
Работа с документами (на подпись/с подписи), системой внутреннего документооборота;
Travel-поддержка руководителя и его семьи в РФ и за рубежом (оформление паспортов, виз, страховок, медицинских справок, бронирование отелей, трансферов, VIP-залов, планирование маршрутов и пр.);
Организация медицинской поддержки руководителя и членов семьи;
Актуализация базы контактов руководителя;
Контроль важных дат и знаменательных событий (напоминание, поздравления, подарки, организация мероприятий);
Поиск информации и подготовка презентаций;
Прочие life-style задачи (покупки, оплата счетов, досуг, брони ресторанов);
Ведение отчетности по расходам.

Бюджетное учреждение, г. Москва

Должность: Помощник руководителя

Обязанности:

- Ведение календаря (планирование и организация встреч, совещаний);
- Организация приема посетителей;
- Подготовка материалов к совещаниям (повестка, контроль своевременного представления материалов, протоколирование и контроль отданных поручений);
- Подготовка проектов служебных писем и иной документации в рамках компетенции;
- Предварительная проверка (вычитка) представленных на подпись руководителю докладов;
- Прием, распределение входящих звонков, организация телефонных переговоров руководителя (фильтрация);
- Выполнение личных поручений (оплата счетов, подарки, личные покупки);
- Организация командировок, частных поездок(составление плана поездки, бронирование билетов/гостиниц, организация трансфера);
- Ведение финансовой отчетности руководителя (составление авансовых отчетов с предоставлением чеков, посадочных талонов, закрывающих документов, связанных с представительскими и командировочными расходами);
- Поддержка семьи.

Бюджетное учреждение, г. Москва

Должность: Секретарь приемной

Обязанности:

- Ведение календаря руководителя;
- Поиск информации в правовых системах (Consultant, Garant), подготовка справок для руководителя по решениям Арбитражных судов;
- Прием поступающей на подпись руководителя документации, предварительная вычитка;
- Оказание помощи отделу арбитража по ведению арбитражного делопроизводства;
- Ведение протоколов еженедельных совещаний руководителя, контроль отданных поручений;
- Ведение базы документов, протоколов, поручений, поставленных руководителем на контроль, контроль сроков, взаимодействие с исполнителями;
- Прием, распределение (фильтрация) всех поступающих на департамент звонков, организация телефонных переговоров руководителя;
- Личные поручения руководства;
- Организация корпоративных мероприятий.

Английский язык – свободное владение.

Пользователь ПК;

Взаимодействие с государственными структурами;

Организация работы приемной;

Протоколирование.