Секретарь / Офис-менеджер / Специалист по делопроизводству

Тел.: (495) 987–45–64

E-mail: info@profistaff.ru

Пол: Женский

Место жительства: г. Москва

Финансовые услуги, г. Москва

Должность: Секретарь / Офис-менеджер

Обязанности:

- Принятие, сортировка корреспонденции.
- Обеспечение приема и отправки корреспонденции от руководителей.
- Ответ на входящие телефонные звонки, распределение их между подразделениями.
- Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.
- Организация приема посетителей (включая приготовление кофе для гостей), содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников
- Организация хозяйственно-административной деятельности для поддержания жизнедеятельности офиса: заказ канцелярской продукции, расходных материалов, доклад о неисправностях бытовой техники, оргтехники, мебели и др., осуществление заказа визиток, печатей, воды, кофе, покупки чая и т.д.
- Осуществление контроля над выполнением приказов и распоряжений руководства компании подчиненными лицами.
- Обеспечение проведения совещаний, конференций, обеспечение организации командировок - заказ трансфера, билетов, бронирование гостиниц, столов в ресторанах, покупка билетов на конференции и т.д.
- Обработка заказов на канцелярию, формирование сводного ежемесячного заказа и дополнительных заказов по мере необходимости
- Проверка индивидуальных заказов на соответствие процедуре заказа канцелярии.
- Контроль над расходованием и запасами канцелярских и кухонных принадлежностей (в рамках бюджета).
- Ежемесячный/ежеквартальный анализ расходов на экспресс доставках.
- Руководство офисным водителем.
- Заказ пропусков для гостей и на автомобили.

Оптовые продажи, г. Москва

Должность: Секретарь делопроизводитель

Обязанности:

- Административная и информационная поддержка офиса;
- Взаимодействие с управляющими предприятий и контрагентами по вопросам обмена документов;
- Подготовка и согласование договоров с новыми контрагентами и согласование дополнительных соглашений с действующими контрагентами;
- Подготовка проектов организационно-распорядительных, информационно-справочных и планово-отчетных документов;
- Регистрация документов подразделения в 1С Аналитика и ознакомление с ними коллег;
- Обеспечение движения документов между подразделениями;
- Контроль исполнения решений;
- Работа в базе 1С.

Уверенный пользователь ПК;

1С Предприятие 8.2 (Бухгалтерия, занесение нового контрагента, выписывание счетов и актов, подготовка актов сверки);

1С Аналитика (регистрация писем, протоколов, приказов);

1C ERP (проведение реализаций, комиссий, лицензий, списание и перемещение товаров);

ЕОСДО (заведение писем для последующей регистрации).