Event-менеджер

Тел.: +7 (495) 987-45-64

E-mail: info@profistaff.ru

Пол: Женский

Место жительства: г. Москва

Оборудование и ПО для автоматизации торговли

Должность: Event-менеджер

Обязанности:

Организация мероприятий различного формата: конференции, семинары, road-show, прямые трансляции, практические сессии, обучение, тренинги, бизнес-завтраки, бизнес-ужины, закрытые и открытые круглые столы, мастер-классы, стратегические сессии, корпоративы.

Составление и ведение календаря мероприятий компании (внутренних и внешних).

Среднее количество организованных мероприятий в год - 80 - 120.

Количество участников мероприятия - от 20 до 8 000 человек (в зависимости от формата).

Бюджет мероприятий: от отсутствия бюджета (с привлечением спонсоров) до бюджета в 30 000 000 рублей.

Вывод мероприятий в плюс, в ноль, и в минимальный чистый расход компании (зависит от формата и целей).

Планирование и организация платных и бесплатных мероприятий (выездных и однодневных) в Москве, регионах и за границей для партнеров и клиентов:

Определение целей и задач для каждого формата мероприятия;

Подготовка и согласование плана работ, исходя из бюджета, целей и задач;

Планирование, согласование и соблюдение бюджета;

Поиск и утверждение площадок (напрямую и через поставщиков);

Подготовка программы мероприятия (разработка и согласование концепта, включая название, логотип и т.д.) собственными силами и / или с привлечением поставщиков);

Работа с поставщиками (поиск, постановка задач, проведение тендеров, выбор, согласование, контроль исполнения задач в рамках заданного бюджета);

Участие в разработке дизайна мероприятия;

Организация подготовки и разработки страницы мероприятия;

Планирование и контроль рассылок-приглашений;

Регистрация участников, а также контроль ведения процесса регистрации участников (количество регистраций, выставление и оплата счетов, обработка входящих писем и звонков, ведением документооборота, ежедневный отчет соответствующим подразделениям);

Бонирование блоков номеров, авиабилетов для группы;

Заказ рекламной и сувенирной продукции (от выбора поставщиков до получения готовой продукции);

Организация выставки в рамках мероприятия (как продуктов компании, так и продуктов привлеченных спонсоров и экспонентов) - застройка и оформление выставочных стендов;

Поиск внешних спикеров по теме и на отвлеченные, включая работу со спикером при утверждении кандидатуры;

Активное участие в подготовке презентаций внешних и внутренних спикеров компании (выбор агентства по подготовке презентаций; работа со спикером по качеству и срокам подготовки материала; подбор тренеров для подготовки спикеров к выступлению);

Участие в разработке мобильного приложения для мероприятия (постановка задач, контроль наполнения приложения, тестирование формы, утверждение, контроль пользования приложением на мероприятии);

Проведение опросов (по продуктам, программе и качеству мероприятия) среди сотрудников компании, участников и спонсоров;

Составление культурной программы и времяпрепровождения участников вне деловой программы;

Поиск, утверждение артистов и работа с ними (ведущие, кавер-группы, шоу-номера) напрямую и через агентства;

Организация работы персонала на мероприятии (внутреннего и внешнего);

Подбор внешнего персонала на мероприятие при необходимости;

Организация проживания участников, оперативное решение вопросов при бронировании, заселении и других вопросов на месте;

Организация трансфера на мероприятие (групповой и индивидуальный);

Заполнение и передача руминг-листов в отель (и их корректировка на месте при необходимости);

Организация всей логистики на мероприятие;

Подготовка чек-листа мероприятия;

Контроль работы на месте весь период мероприятия (до 7-ми дней в том числе в Турции);

Организация фуршетов, банкетов, экскурсий;

Поиск фото/видео операторов и работа с ними;

Участие в подготовке итогового ролика мероприятия;

Подготовка и проведение совещания по итогам мероприятия (включая подготовку презентации);

Закрытие мероприятия по бухгалтерии;

Отслеживание эффективности реализации проектов при необходимости;

Выступление на мероприятиях, в том числе в качестве ведущей программы.

Работа со спонсорами (как лично, так и контроль работы сотрудников по задаче):

Разработка спонсорского пакета;

Привлечение спонсоров;

Ведение переговоров до нужного результата;

Заключение договоров;

Выставление счетов, контроль оплаты;

Работа на месте.

Работа с региональными партнерами:

Обучение работе по организации мероприятия;

Организация страницы мероприятия на сайте компании и компании-партнера;

Разработка и утверждение писем, шаблонов, инструкций, чек-листов по организации мероприятия;

Работа с партнерами по партнерской программе;

Организация и проведение внутренних мероприятий компании (футбол, внутренние и выездные корпоративы).

Образовательное учреждение

Должность: Менеджер по организации семинаров и конференций

Обязанности:

Разработка концепции и планов мероприятий, специальных поездок, семинаров и выставок;

Планирование и организация различных по масштабам рекламно-праздничных мероприятий;

Составление детальной программы мероприятия и описание необходимых средств исполнения, разработанной программы мероприятия;

Отслеживание эффективности реализации проектов;

Предварительный расчет бюджета реализуемого мероприятия;

Подбор площадок для проведения семинаров;

Подбор и проведение переговоров с лекторами;

Составление и ведение рекламных компаний семинаров;

Работа с партнерами (проведение переговоров, бартер, заключение договоров);

Разработка и подготовка макетов в печать (совместно с дизайнером);

Написание новостей на сайт;

Написание текстов рассылок;

Заказ рекламной сувенирной продукции.