Запуск проекта
- Согласование условий сотрудничества
- Подписание договора и гарантийных обязательств (в т.ч. NDA)
- Определение сроков и плана подбора
ПОИСК И ПОДБОР АДМИНИСТРАТОРА
Требуется администратор в Москве? Ищете квалифицированные кадры? Найти администратора с нашей помощью - быстрее и легче.
Поиск и подбор специалистов осуществляется профессиональными HR-менеджерами с использованием специализированных тестов. Все соискатели проходят обязательное тестирование, по результатам которого осуществляется отбор на вакансию администратор.
Подбор администратора требует особой точности: даже при широком выборе резюме найти специалиста, способного быть «лицом компании» и одновременно решать операционные задачи, непросто. Ошибка в найме обходится компании дорого — страдает качество сервиса и репутация, а сильные кандидаты часто остаются вне поля зрения. Ниже перечислены ключевые сложности, с которыми сталкиваются работодатели.
С какими проблемами можно столкнуться при подборе администратора:
-
Мало специалистов с опытом в премиум-сегменте или клиниках.
-
Сложно оценить коммуникацию и стрессоустойчивость без кейсов.
-
Универсальных администраторов почти нет.
-
Сильные кандидаты редко ищут работу открыто.
-
Завышенные зарплатные ожидания.
-
Опыт может не соответствовать отраслевой специфике.
Найдены резюме соискателей, ищущих вакансию администратора
Рекомендации соискателей с прошлых мест работы проверяются нами на подлинность, поэтому Вы можете быть уверены, что найденный нами администратор подойдёт именно вашей фирме. База резюме нашего кадрового агентства актуальна и пополняется новыми резюме почти каждый день.
| Должность | Опыт работы | Зарплата | ID |
|---|---|---|---|
| Администратор на ресепшн | более 4 лет | по договоренности | 0802010 |
| Помощник руководителя | более 5 лет | по договоренности | 0802005 |
Как разместить резюме в нашем банке данных на сайте?
Если Вы — соискатель, и хотите разместить резюме на нашем сайте, заполните Анкету, предварительно выбрав соответствующий раздел. Каждый день на нашем сайте сотни работодателей просматривают резюме кандидатов. При появлении подходящей вакансии наш менеджер в кратчайшие сроки сообщит вам необходимую информацию. Также Вы можете самостоятельно посмотреть предложения от работодателей в нашей базе.
Вопросы и ответы по профессии
Кто такой администратор, и чем он занимается?
Администратор — специалист, который обеспечивает работу фронт-офиса, встречает клиентов, координирует запись и внутренние процессы, решает операционные вопросы. Часто используется альтернативное название: receptionist.
Кадровое агентство Profistaff подбирает администраторов для компаний из разных отраслей.
Какие бывают разновидности профессии администратор?
В зависимости от направления деятельности часто встречаются следующие варианты профессии:
офис-администратор;
администратор клиники;
администратор салона красоты;
администратор гостиницы;
администратор сервисного центра;
администратор учебного центра.
Какие обязанности выполняет администратор?
В обязанности администратора входят:
встреча и консультирование клиентов;
приём входящих звонков и обращений;
ведение записи;
координация расписания специалистов;
работа с кассой и первичными документами;
ведение CRM;
контроль порядка в зоне приёма;
решение конфликтных ситуаций в рамках компетенции;
взаимодействие с внутренними службами.
Критерии оценки эффективности
Часто используемые критерии оценки эффективности (KPI) администратора:
качество сервиса;
скорость обработки обращений;
отсутствие обоснованных жалоб;
заполняемость записи;
соблюдение регламентов;
конверсия обращения в запись.
Какие обязательные требования предъявляются к образованию и опыту администратора?
Обязательные требования:
образование — среднее специальное или высшее образование; профильное образование требуется не всегда;
опыт работы в клиентском сервисе или административной роли от 6 месяцев до 1 года.
В медицинских клиниках может требоваться действующая медицинская книжка. Специальные допуски и сертификаты обязательными не являются.
Какие профессиональные навыки (Hard Skills) чаще всего требуются от администратора?
Чаще всего предъявляемые требования к навыкам:
уверенное владение MS Office и офисной техникой;
работа с CRM и телефонией;
знание документооборота;
стандартов сервиса и регламентов компании.
Дополнительно может требоваться знание 1С, английский язык, опыт работы с кассой.
Указанные требования не являются жёсткими и варьируются в зависимости от отрасли.
Какие личные качества (Soft Skills) важны для администратора?
Для успешной работы администратору необходимы:
доброжелательность;
коммуникабельность;
организованность;
стрессоустойчивость;
внимательность;
тактичность;
умение работать в многозадачном режиме;
решать конфликты.
В чём особенности поиска и подбора администратора?
Работодатели сталкиваются с тем, что многие кандидаты имеют общий опыт сервиса, но не знают отраслевой специфики. Коммуникацию и стрессоустойчивость трудно проверить без практических кейсов. Сильные администраторы редко выходят в активный поиск, а ошибка в найме влияет на репутацию и качество сервиса.
Кадровое агентство Profistaff закрывает эти сложности за счёт закрытой базы кандидатов, экспертной оценки навыков и организации тестовых заданий, что снижает риски найма и сокращает срок закрытия вакансии.
Не нашли подходящего резюме в банке данных?
Если требуется найти администратора, то с помощью нашей компании Вы сэкономите время на поиске, заполнив заявку на нашем сайте. Менеджер компании свяжется с Вами в течение нескольких минут, Вы сможете обсудить все нюансы работы по подбору кандидатов, задать дополнительные вопросы. По желанию можно договориться о личной встрече в удобное для Вас время.
Некоторые условия нашей работы по подбору сотрудников
-
Первые кандидаты уже на 3-й день после обращения
-
Результат - от 5 до 10 кандидатур
-
Гарантия на кандидата от 3-х до 6 месяцев
-
БЕСПЛАТНАЯ замена кандидата по гарантии
-
Оплата подбора персонала происходит по факту выхода кандидата на работу. Предоплаты нет.
-
Работаем в Москве, регионах и за рубежом
Хотите получить консультацию?
Если у Вас возникли вопросы по поводу заполнения заявки или анкеты на нашем сайте, позвоните по телефону
+7 (495) 987–456–4
или напишите нам письмо по e-mail: info@profistaff.ru
Особенности профессии Администратор?
Администратор, администратор на ресепшн, офис-менеджер и личный помощник - все эти роли связаны с управлением офисными задачами, но имеют свои особенности и обязанности.
-
Администратор обычно отвечает за обеспечение эффективного функционирования офиса: координирует работы, управляет документами, встречает гостей и обеспечивает работу офисной техники. Он также может выполнять организационные задачи и поддерживать коммуникации в офисе.
-
Администратор на ресепшн - это специализированная роль, чаще всего на ресепшн или информационном столе компании. Он отвечает за прием и направление посетителей, организацию встреч и обеспечение хорошего первого впечатления о компании. Администратор на ресепшн еще больше сосредотачивается на коммуникации и поддержании приветливого образа компании.
-
Офис-менеджер - это роль, обычно занимающаяся планированием и организацией офисных процессов в целом. Офис-менеджер координирует работу администраторов, управляет бюджетом офиса, занимается закупками и обеспечивает общий бесперебойный рабочий процесс в офисе. У офис-менеджера может быть более широкий круг обязанностей, чем у обычного администратора.
-
Личный помощник часто связан с поддержкой высшего руководства или других ключевых сотрудников. Личный помощник обычно занимается организацией расписания, встреч и командировок, а также управляет личными делами начальника. Он может также выполнять административные, а иногда и личные задачи, облегчая рабочую нагрузку руководителя.
В целом, хотя все эти роли связаны с административными обязанностями, каждая из них имеет свои уникальные особенности, обязанности и уровень ответственности, что определяет их место в структуре организации и их вклад в общий успех компании.
Администратор офиса - это ключевая фигура в организации, ответственная за обеспечение эффективного функционирования офиса и поддержание рабочего процесса. Важно понимать, что роль администратора несет на себе широкий спектр обязанностей, которые играют важную роль в обеспечении гладкой работы офиса.
Обязанности администратора
1. Обеспечение организации работы офиса:
- Размещение заказов офисного оборудования и расходных материалов.
- Установка и поддержание работы офисной техники.
- Управление офисным пространством и поддержание его в порядке.
2. Управление документооборотом:
- Организация и координация потока документов.
- Подготовка, отправка и прием корреспонденции.
- Ведение архива и обеспечение безопасности документов.
3. Прием и направление входящих запросов:
- Обработка входящих звонков и электронных писем.
- Координация встреч и прием посетителей.
- Оказание поддержки сотрудникам офиса в решении оперативных вопросов.
4. Поддержание деловых отношений:
- Взаимодействие с клиентами и партнерами компании.
- Организация встреч, конференций и мероприятий.
- Подготовка презентаций и материалов для внешних коммуникаций.
5. Вспомогательная работа:
- Поддержка HR-процессов, включая ведение документации о сотрудниках.
- Сотрудничество с бухгалтерией в оформлении документов и отчетности.
- Оказание поддержки в организации командных мероприятий и корпоративных мероприятий.
Администратор в офисе - это не просто ассистент, а опора для всех сотрудников, обеспечивающая комфортную и бесперебойную работу офиса. Его многогранные обязанности требуют ответственности, организованности и умения эффективно управлять рабочим процессом.
Источники поиска кандидатов
52%
Собственная база кандидатов,
сформированная за 20 лет работы
Остальные источники:
- Job платформы, Telegram-каналы 18%
- Региональный и международный поиск 9%
- Рекомендации экспертов рынка 6%
- Прямой поиск в целевых компаниях 4%
- Собственные социальные сети 7%
- Отраслевые мероприятия и конференции 4%
На что обратить внимание работодателю при поиске и найме администратора в офис
-
Профессиональные навыки. При поиске администратора в офис необходимо обращать внимание на его навыки в организации работы офиса, управлении документооборотом, коммуникации, и работе с клиентами. Важно, чтобы кандидат имел опыт работы с офисной техникой и программами, умел эффективно управлять временем и ресурсами.
-
Коммуникативные способности. Администратор офиса должен быть коммуникабельным, уметь эффективно общаться как со внутренними сотрудниками, так и с внешними стейкхолдерами. Работа в офисе требует постоянного взаимодействия, поэтому важно, чтобы кандидат был дружелюбным и умел решать конфликты.
-
Организационные способности. Администратору офиса приходится координировать множество задач одновременно. Поэтому обратите внимание на способности кандидата к планированию, упорядочению рабочих процессов и умению решать проблемы оперативно.
-
Деловой внешний вид. Поскольку администратор офиса часто является лицом компании для посетителей и клиентов, важно, чтобы кандидат имел аккуратный внешний вид. Он должен выглядеть профессионально и ухоженно, что отражает имидж компании.
-
Ответственность и конфиденциальность. Поскольку администратор офиса имеет доступ к чувствительной информации компании, он должен быть надежным и доверенным сотрудником. Кандидат должен обладать высокими моральными принципами и строго соблюдать конфиденциальность.
-
Образование и опыт работы. При выборе администратора в офис учитывайте образование и опыт работы кандидата. Хорошим бонусом может быть наличие профильного образования или специализированных курсов по секретарскому делу или управлению офисом.
Почему компании выбирают ProfiStaff
Опыт и экспертиза, которые снижают риск ошибки в найме.
20+ лет экспертизы в подборе специалистов
15 000+ закрытых вакансий для компаний из разных отраслей бизнеса
2,4+ млн кандидатов в базе агентства
Экспертная команда с опытом закрытия сложных позиций
Нужно найти администраторов в офис?
По вопросу поиска и подбора административного персонала
звоните по телефону в Москве:
или пишите на e-mail:
info@profistaff.ru
По вопросу поиска и подбора административного персонала
звоните по телефону в Москве:
+7 (495) 987–456–4
или пишите на e-mail:
info@profistaff.ru
Специальные требования к администраторам в офис компании
Часто для роли администратора в офисе компании требуются специальные навыки и качества, чтобы успешно выполнять обязанности и приспосабливаться к различным сценариям работы.
-
Знание английского языка. Английский язык является одним из самых распространенных языков бизнес-коммуникаций в мире. Поэтому знание английского языка может быть важным требованием для администраторов, особенно в компаниях с международными партнерами.
-
Знание других иностранных языков. В зависимости от особенностей работы компании и региональной специфики, владение другими иностранными языками также может быть востребовано. Например, в компаниях с филиалами или партнерами в странах с определенным языком коммуникации. В настоящий момент растет потребность в знании китайского языка.
-
Культурная компетенция. Помимо языковых навыков, знание особенностей культуры различных стран также может быть важным. Понимание культурных различий поможет администратору эффективно взаимодействовать с коллегами и партнерами из разных стран, избегая недоразумений и конфликтов.
-
Подготовка документов на разных языках. Если компания имеет дело с документацией на разных языках, администратору может потребоваться умение перевода и подготовки документов на этих языках, чтобы обеспечить гладкую работу офиса.
В общем, знание иностранных языков становится все более важным требованием для администраторов в современных компаниях, особенно тех, которые имеют международное присутствие или взаимодействуют с иностранными партнерами.
Как мы работаем
Прозрачный старт сотрудничества
Подбор кандидатов
- Формирование профиля кандидата, совместно с Заказчиком
- Анализ рынка и конкурентной среды
- Подбор кандидатов, интервью по компетенциям
- Предоставление релевантных кандидатов Заказчику
- Проверка рекомендаций финальных кандидатов
Только релевантные кандидаты
Финал и сопровождение
- Подготовка job offer, согласование условий
- Координация выхода финального кандидата на работу
- Сопровождение кандидата в период испытательного срока
- Предоставление гарантийной поддержки и формирование кадрового резерва
Сопровождение на каждом этапе
Частые вопросы о работе агентства
Есть ли у Вас офис?
Кадровое агентство Profistaff располагаемся в удобном офисе в центре Москвы, что позволяет нам быстро обмениваться опытом внутри команды и обеспечивает комфортное взаимодействие. Удаленный формат работы может снижать уровень вовлеченности и ограничивать целостность командной работы.
Сколько стоит подбор персонала в вашем агентстве?
Стоимость услуги по подбору кадров в агентстве ProfiStaff составляет от 14% до 18% годового дохода кандидата и включает все налоговые отчисления. Цена услуги в большей степени зависит от требований к сотруднику и условиям труда. Чем они выше, тем больше усилий нужно приложить для того, чтобы подобрать подходящего человека, соответственно и стоимость услуг будет выше.
Какие гарантии вы предоставляете?
Срок гарантии на услуги подбора персонала в компании Profistaff зависит от уровня вакансии. В случаях, когда речь идет о должностях с высокой степенью ответственности и требуемой квалификации (руководители), а также значительными финансовыми затратами на специалиста, гарантия может составлять до шести месяцев.
Для сотрудников среднего звена обычно предусмотрен стандартный срок гарантии, который соответствует испытательному сроку по трудовому договору — около трех месяцев.
Если в этот период происходит разрыв отношений с кандидатом, предоставляется возможность бесплатной замены. Бесплатная замена возможна только в случае соблюдения всех условий, которые были согласованы при приеме человека на работу.
Кейсы из нашей практики
Личный помощник главы корпорации
«Правая рука» для СЕО: поиск кандидата с опытом международных сделок M&A
Владелец известной корпорации поставил задачу найти личного помощника, способного сопровождать сделки по слиянию и поглощению в Азии. Сложность заключалась в требовании свободного китайского языка и понимания делового этикета Поднебесной, при этом опыт работы в российских реалиях был обязателен.
Стандартный поиск рынка труда результатов не дал, имеющиеся кандидаты «не дотягивали». Мы сфокусировались на бывших сотрудниках консалтинговых агентств и торговых представительств. Из 37 просмотренных резюме было отобрано 12 кандидатов.
Только 4 прошли многоступенчатое интервью с экспертом по ВЭД и тесты на знание языка. Финальный кандидат имел 9-летний опыт сопровождения первых лиц. Срок закрытия позиции — 34 дня.
Личный помощник главы корпорации
Конфиденциальный поиск: помощник для владельца с функцией «решения деликатных вопросов»
Заказчик — публичная персона, нуждался в помощнике для решения деликатных личных и деловых поручений. Запрос был нетривиальным: от кандидата требовалась не просто работа с графиком, а управление личными проектами, взаимодействие с госорганами и умение хранить конфиденциальность.
Мы исключили открытые источники размещения вакансии. Поиск велся по закрытым рекомендательным базам и личным контактам в сфере безопасности. Проверили 54 специалиста. Углубленную проверку службой безопасности Заказчика прошли 3 финалиста.
В итоге предложение получил кандидат с 12-летним стажем работы в аппарате крупной госкомпании. Вакансия закрыта за 28 дней.
Бизнес-ассистент
Не просто секретарь: ассистент с функцией аналитика для инвестиционного фонда
В инвестиционный фонд требовался бизнес-ассистент. Заказчик уточнил: нужен не исполнитель, а партнер, владеющий финансовой терминологией и способный готовить аналитические сводки к утренним брифингам. Основная проблема — на рынке труда соискатели были либо сильными секретарями, либо слабыми аналитиками.
Агентство сделало ставку на поиск кандидатов с опытом работы в бэк-офисе банков. Мы провели 23 структурных интервью, включая тестовое задание на построение финансовой модели в Excel. До финального этапа с управляющим партнером дошли 2 соискателя.
Выбран кандидат с 6-летним опытом работы в департаменте корпоративных финансов. Срок подбора — 21 день.
Бизнес-ассистент
Ассистент для IT-визионера: совместить график разработчика и протокол V.I.P.
Собственник быстрорастущей IT-компании искал ассистента, который понимал бы специфику продуктовой разработки (Agile, Scrum, релизный цикл) и при этом мог организовать протокольные мероприятия с участием представителей Госструктур. Найти гибрид «технаря» и «дипломата» было крайне сложно.
Мы сфокусировались на двух пулах кандидатов: бывшие менеджеры проектов и сотрудники протокольных отделов технологических вузов. Отработали 42 резюме. Ключевым этапом стала симуляция рабочего дня: сборка презентации для инвестора и планирование зарубежной командировки.
Лишь 1 кандидат выполнил задание на 100%. Стаж работы в IT-сфере — 5 лет. Срок закрытия — 40 дней.
Руководитель административного отдела
Антикризисный администратор: навести порядок в хаосе офисов в 4 странах
Клиент — международный холдинг. Требовался руководитель административного отдела, способный выстроить единые стандарты работы офисов в 4 странах СНГ. Проблема была в узком пуле кандидатов: нужен был управленец, знающий нюансы закупок в разных юрисдикциях, включая особенности местного налогового законодательства.
Мы не ограничивались локальным рынком, привлекая кандидатов из смежных отраслей (FM-услуги, гостеприимство). Было проведено 16 интервью с руководителями среднего звена. Отобрано 5 человек для встречи с операционным директором.
Утвержден кандидат с 10-летним стажем управления административными проектами в многопрофильном холдинге. Срок подбора — 45 дней.
Клиенты кадрового агентства
