Специалист по документообороту/Координатор проектов

Тел.: (495) 987–45–64

E-mail: info@profistaff.ru

Вакансия: Специалист по документообороту/Координатор проектов

Город: Москва

Тип работы: Полная занятость

Опыт работы в должности Координатор проектов/Специалист по документообороту в строительных организациях (Заказчик/Застройщик, Технический заказчик, Генподрядчик) от 3-х  лет.

Навыки деловой переписки.

Технический английский язык (работа с документами, переписка).

Высокая степень тщательности в работе.

Стрессоустойчивость.

Внимательность.

Умение работать в команде.

Ориентированность на клиентов (внутренних и внешних).

Навык эффективной коммуникации (в том числе при ответе на телефонные звонки).

Продвинутыйпользователь (MS Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet).

Умение работать с программами ведения документооборота.

Приём и отправка документов проекта и корреспонденции:

Отправка корреспонденции;

Распространение информации, среди сотрудников проекта;

Формирование исходящих документов, печать и комплектация исходящих документов;

Получение необходимых согласований исходящих документов до их подачи на подпись руководителю;

Получение финальной подписи руководителя, регистрация и отправка исходящих документов;

Входной контроль правильности оформления документов проекта, их приём;

Рассылка входящих документов по утверждённому списку сотрудников для их обработки, подготовки ответов;

Уведомление сотрудников о назначении им поручений по подготовке ответов на входящие документы, рассылка резолюций руководителей проекта;

Контроль наличия и своевременности ответов на входящие документы;

Уведомление ответственных исполнителей о приближении срока ответа на входящий документ.

Ведение электронного и бумажного архива:

Обеспечение надлежащего функционирования централизованной системы регистрации и хранения документов;

Сканирование оригиналов документов (входящих и исходящих) и размещение файлов в электронном архиве;

Размещение оригиналов документов в бумажном архиве;

Фиксация в системе регистрации документов сведений о входящих и исходящих документах;

По запросам сотрудников проектного офиса подборка документов из архива (в бумажном и/или электронном виде) по заданным критериям.

Прочие обязанности:

Оформление и согласование протоколов совещаний;

По поручению руководителя проекта контроль исполнения поручений в протоколе;

Участие в разработке, оформление презентационных материалов в PowerPoint;

При необходимости организация перевода корреспонденции и прочих документов на английский и русский языки;

Регистрация и подшивка/архивирование информации и обновление корпоративных адресных и телефонных баз данных (по заказчикам, подрядчикам и т.п.);

Для документов специальных типов, определённых процедурами проекта, обработка их в соответствии с такими процедурами, включая дополнительное размещение документов на «облачном» сервере, специальные проверки, распределение и рассылку документов.

Офис м. Краснопресненская.

График работы 5/2, с 9.00 до 18.00.

Оклад 180.000 рублей gross.

Оформление по ТК РФ.

Компания по управлению строительными проектами (проектирование, инжиниринг, ЕРСМ-контракты).